En el día a día de aquellas sociedades cuyo órgano de administración es un Consejo de Administración, los Secretarios de dicho órgano suelen tener dudas acerca de la legalización del Libro de Actas del Consejo y sobre cuál sería el procedimiento a seguir y, más concretamente, la existencia de un plazo para legalización.
Pues bien, todos los libros obligatorios de los empresarios, incluidos los libros de actas de los órganos colegiados -tal cómo es el caso de un Consejo de Administración- se han de legalizar en el correspondiente Registro Mercantil.
Los libros han de cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse telemáticamente en el Registro Mercantil competente y, todo ello, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre social -es decir, de ordinario, hasta el 30 de abril del año siguiente-.
A modo de excepción, se podrán legalizar en cualquier momento del ejercicio social los “libros de detalles” de actas del Consejo de Administración respecto de actas del ejercicio corriente. Es decir, dentro del propio ejercicio en el que se levanta un acta de una reunión del Consejo, se podrá legalizar un libro de detalles, a efectos probatorios o de otra índole.
Por tanto, la legalización del libro de actas del consejo de administración se ha de cumplimentar, obligatoriamente, una vez finalizado el ejercicio y dentro de los cuatro meses siguientes.
Sin embargo, la legalización del “libro de detalles” podrá cumplimentarse, voluntariamente, dentro del mismo ejercicio, y con la importante salvedad de que una vez finalizado el ejercicio corriente ya no podrá llevarse a cabo con respecto a un ejercicio ya vencido. En definitiva, por ejemplo, no cabe solicitar la legalización de un libro de detalles relativo al período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018 una vez iniciado el año 2.019.
Por último, cabe recordar que el Secretario del Consejo de Administración viene obligado, con carácter general, a conservar la documentación del Consejo, dejar constancia del desarrollo de sus sesiones en el libro de actas y dar fe de su contenido y de los acuerdos adoptados.
