Con dicha instrucción se pretende, dada la trascendencia de la materia, unificar criterios y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización. Este artículo pretende resumir de manera esquemática aquellos aspectos más relevantes de la referida instrucción.
A) El sistema de legalización de libros a que se refiere el citado artículo 18 de la ley 14/2013 será de aplicación tanto a libros obligatorios como a los no obligatorios respecto de ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013. Luego los libros de los ejercicios 2013 y anteriores podrán legalizarse en papel, mientras que a partir del ejercicio 2014 se realizará exclusivamente en formato electrónico. Nada dice la instrucción acerca de la forma o soporte en que ha de llevarse o cumplimentarse el libro. Lo que la instrucción determina es que habrá de presentarse para su legalización en soporte electrónico y por vía telemática.
B) La presentación de los libros para su legalización deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Se admitirá el depósito igualmente tras esos cuatro meses haciendo constar que se efectúa fuera de plazo.
C) A solicitud de parte interesada o por mandato de la autoridad judicial competente el Registrador Mercantil, podrá imprimir una copia del libro extraída del soporte informático y certificar que los ficheros contenidos en el soporte son coincidentes con los libros
D) En el primer acta del ejercicio 2014 (primer envío telemático de los libros) se hará mención a la diligencia de cierre del libro anterior, la cual se realizará sobre el libro en papel con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración en que haga constar dicha
E) El Registro devolverá a los presentantes únicamente una certificación firmada electrónicamente por el Registrador, en la que identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. Por tanto, el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos
F) Los libros de actas de reuniones de los órganos colegiados (Junta General y Órgano de Administración) respecto de ejercicios contables iniciados a partir del 29- 9-2013, también deberán presentarse de forma telemática y en soporte electrónico, durante los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio
G) Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores. Entendemos que circunstancia será únicamente posible en el caso de que no existan actas en el ejercicio en que no se haya legalizado libro alguno.
H) Los libros registro de socios y acciones nominativas también han de ser sometidos a legalización de acuerdo con los criterios mencionados mencionadas por el libro de actas.
En el caso de las sociedades que no hayan legalizado estos libros en blanco podrán solicitar la legalización del mismo incluyendo todas los nombramientos y transacciones realizadas hasta la fecha.
