Yo tampoco tengo el Libro de Actas de mi empresa al día…

Todavía existe un porcentaje importante de sociedades que lo no tienen debidamente legalizado y actualizado. El Libro de Actas no es una opción sino una obligación legal y su incumplimiento puede traer graves consecuencias para los administradores de la empresa.

El gran olvidado

La mayor parte de las empresas presenta en el Registro Mercantil la contabilidad del ejercicio anterior pero se olvidan, en muchas ocasiones, de que también hay que tener al día y debidamente actualizado el Libro de Actas. En este libro se deben recoger los acuerdos de la Junta General de Socios y del Consejo de Administración que deberán figurar en un Acta que se transcribe a dicho libro.

No vale cualquier libro

El Libro de Actas puede ser un libro encuadernado con todas sus hojas, sin transcribir, o bien estar formado por hojas intercambiables, en blanco. Esta segunda opción se está imponiendo en la práctica al permitir imprimir el acta en impresora. En cualquiera de los casos, debe ser legalizado por el Registro Mercantil antes de su utilización. De ahí la importancia de que esté completamente sin transcribir, es decir, en blanco.

No vale cualquier acta

El acta debe tener el siguiente contenido:

– Fecha y lugar en el que se hubiere celebrado la reunión.

– Fecha y forma de la convocatoria, salvo que se trate de Junta universal (aquella a la que acuden todos los socios).

– Número de socios que acuden con derecho a voto, indicando cuántos lo hacen personalmente y cuántos asisten por representación, así como el porcentaje de capital social que unos y otros representan. Si la Junta o Asamblea es universal, se hará constar, a continuación de la fecha y lugar y del orden del día, el nombre de los asistentes, que deberá ir seguido de la firma de cada uno de ellos.

– Un resumen de los asuntos que se debaten.

– Los acuerdos que se adopten.

– La indicación del resultado de las votaciones, expresando las mayorías con que se hubiere adoptado cada uno de los acuerdos.

– La aprobación del acta. Se aconseja que sea un abogado el que intervenga en la redacción de las actas, en especial en las reuniones de Consejo de Administración en las que puede ocupar el cargo de Secretario sin derecho a voto.